Документы составляются в письменной форме. При этом Правила определяют, что порядок оформления и формы экспедитор ских документов утверждаются Министерством транспорта РФ. Приказ от 11 февраля 2008 г. № 23 Минтранса России содержит указанный порядок и определяет, что при заполнении форм учитываются особенности при перевозке грузов разными видами транспорта. Исполнение требований к документам и их заполнению обязательно как для экспедитора, так и для клиента.
1. Бланк «Поручение экспедитору» заполняется клиентом как на однократное выполнение экспедитором услуг, связанных с организацией перевозок грузов, так и на систематическое оказание таких услуг и должен содержать достоверные и полные данные о грузе в двух экземплярах (оригинал вручается экспедитору).
Бланк «Поручение экспедитору» содержит следующие строки:
строка 1 «Дата» – указывается дата выдачи поручения экспедитору;
строка 2 «Номер» – указывается номер, присвоенный поручению экспедитора клиентом;
строка 3 «Грузоотправитель» – указываются полное фирменное наименование и местонахождение юридического лица; фамилия, имя, отчество и местожительство индивидуального предпринимателя;
строка 4 «Клиент» – указываются полное фирменное наименование и местонахождение юридического лица; фамилия, имя, отчество и местожительство индивидуального предпринимателя;
строка 5 «Грузополучатель» – указываются полное фирменное наименование и местонахождение юридического лица; фамилия, имя, отчество и местожительство индивидуального предпринимателя;
строка 6 «Экспедитор» – указываются полное фирменное наименование и местонахождение юридического лица; фамилия, имя, отчество и местожительство индивидуального предпринимателя;
строка 7 «Уведомить сторону о прибытии груза» – указывается отметка о необходимости уведомления грузоотправителя или клиента о прибытии груза (заполняется также в случае, если имеется необходимость известить о прибытии груза иное лицо, кроме грузополучателя, при этом указывается его фирменное наименование и местонахождение);
строка 8 «Страна происхождения груза» – указывается название страны, где был произведен груз;
строка 9 «Грузы, готовые к отправке, место, дата» – указываются наименование груза, точный адрес его нахождения, а также дата готовности груза к отгрузке;
строка 10 «Вид транспорта» – указывается вид транспорта, на котором предполагается осуществить перевозку груза;
строка 11 «Пункт назначения» – указывается адрес (пункт) доставки груза;
строка 12 «Страхование» – указываются номер и дата страхового полиса, полное фирменное наименование страховой компании (страховщика), местонахождение, а также формулировка условий страхования, касающихся конкретной отгрузки (заполняется по усмотрению клиента);
строка 13 «Товарный код» – указывается опознавательный номер груза, предназначенный для таможенных, транспортных и статистических целей;
строка 14 «Маркировка» – указывается маркировка груза в соответствии с законодательством Российской Федерации;
строка 15 «Количество мест, вид упаковки» – указывается количество грузовых мест, а также каким способом груз будет доставляться (насыпью, наливом, навалом, в ящиках, коробках и т. д.);
строка 16 «Вес брутто, нетто» – указывается вес груза с упаковкой и без нее;
строка 17 «Объем» – указывается объем груза;
строка 18 «Стоимость» – указывается стоимость груза в соответствии с платежными документами (заполняется по усмотрению клиента);
строка 19 «Размер упаковки» – указываются габариты каждой упаковки и ее вес;
строка 20 «Требуемые документы» – указывается перечень документов, приложенных к поручению экспедитора, необходимых для перевозки груза;
строка 21 «Особые отметки» – указывается дополнительная информация о грузе, в том числе об особом способе транспортировки, обеспечении безопасности окружающей среды и сохранности перевозимого груза;
строка 22 «Подпись клиента» – проставляется личная подпись клиента или его уполномоченного лица с расшифровкой (фамилия, имя, отчество).
2. Бланк «Экспедиторская расписка» заполняется экспедитором в двух экземплярах (оригинал вручается грузоотправителю или клиенту).
Бланк «Экспедиторская расписка» содержит следующие строки:
строка 1 «Дата» – указывается дата выдачи экспедиторской расписки;
строка 2 «Номер» – указывается номер, присвоенный экспедиторской расписке экспедитором;
строка 3 «Грузоотправитель» – указываются полное фирменное наименование и местонахождение юридического лица; фамилия, имя, отчество и местожительство индивидуального предпринимателя;
строка 4 «Клиент» – указываются полное фирменное наименование и местонахождение юридического лица; фамилия, имя, отчество и местожительство индивидуального предпринимателя;
строка 5 «Экспедитор» – указываются полное фирменное наименование и местонахождение юридического лица; фамилия, имя, отчество и местожительство индивидуального предпринимателя;
строка 6 «Страна происхождения товара» – указывается название страны, где был произведен груз;
строка 7 «Товарный код» – указывается опознавательный номер груза, предназначенный для таможенных, транспортных и статистических целей;
строка 8 «Маркировка» – указывается маркировка груза в соответствии с законодательством Российской Федерации;
строка 9 «Количество мест, вид упаковки» – указывается количество грузовых мест, а также каким способом груз будет доставляться (насыпью, наливом, навалом, в ящиках, коробках и т. д.);
строка 10 «Вес брутто, нетто» – указывается вес груза с упаковкой и без нее;
строка 11 «Объем» – указывается объем груза;
строка 12 «Стоимость» – указывается стоимость груза в соответствии с платежными документами;
строка 13 «Размер упаковки» – указываются габариты каждой упаковки и ее вес;
строка 14 «Условия» – указываются условия приема груза экспедитором на транспортно-экспедиционное обслуживание и обязательства экспедитора;
строка 15 «Особые отметки» – указывается дополнительная информация о грузе, в том числе об особом способе транспортировки, обеспечении безопасности окружающей среды и сохранности перевозимого груза;
строка 16 «Подпись экспедитора» – проставляется личная подпись экспедитора или его уполномоченного лица с ее расшифровкой (фамилия, имя, отчество).
3. Бланк «Складская расписка» заполняется экспедитором в двух экземплярах (оригинал вручается клиенту).
Бланк «Складская расписка» содержит следующие строки:
строка 1 «Дата» – указывается дата выдачи складской расписки;
строка 2 «Номер» – указывается номер, присвоенный складской расписке экспедитором;
строка 3 «Клиент» – указываются полное фирменное наименование и местонахождение юридического лица; фамилия, имя, отчество и местожительство индивидуального предпринимателя;
строка 4 «Экспедитор» – указываются полное фирменное наименование и местонахождение юридического лица; фамилия, имя, отчество и местожительство индивидуального предпринимателя;
строка 5 «Склад» – указывается местонахождение склада, на который помещается груз для хранения;
строка 6 «Страна происхождения товара» – указывается название страны, где был произведен груз;
строка 7 «Страхование» – указываются номер и дата страхового полиса, полное фирменное наименование страховой компании (страховщика), местонахождение, а также формулировка условий страхования, касающихся конкретной отгрузки (заполняется по усмотрению экспедитора);
строка 8 «Товарный код» – указывается опознавательный номер груза, предназначенный для таможенных, транспортных и статистических целей;
строка 9 «Маркировка» – указывается маркировка груза в соответствии с законодательством Российской Федерации;
строка 10 «Количество мест, вид упаковки» – указывается количество грузовых мест, а также каким способом груз будет доставляться (насыпью, наливом, навалом, в ящиках, коробках и т. д.);
строка 11 «Вес брутто, нетто» – указывается вес груза с упаковкой и без нее;
строка 12 «Объем» – указывается объем груза;
строка 13 «Стоимость» – указывается стоимость груза в соответствии с платежными документами (заполняется по усмотрению экспедитора);
строка 14 «Размер упаковки» – указываются габариты каждой упаковки и ее вес;
строка 15 «Условия» – указываются условия приема груза экспедитором на хранение;
строка 16 «Особые отметки» – указывается дополнительная информация о грузе, в том числе об особом способе транспортировки, обеспечении безопасности окружающей среды и сохранности перевозимого груза;
строка 17 «Подпись экспедитора» – проставляется личная подпись экспедитора или его уполномоченного лица с расшифровкой (фамилия, имя, отчество).
Все бланки должны содержать достоверные и полные данные о грузе. Их изготовление осуществляется типографским способом или с использованием компьютерной техники на стандартных листах бумаги формата A4 шрифтом размером № 14. Бланки имеют соответствующее наименование, расположенное по центру верхней части листа, напечатанное прописными буквами полужирным шрифтом размером № 16.
